Fazer a gestão de patrimônio do hotel é uma das práticas fundamentais para manter o controle dos bens materiais. Ela é útil em vários sentidos, tanto para pequenos hotéis quanto para grandes redes hoteleiras, proporcionando vantagens como:
- administrar o ciclo de vida do patrimônio;
- montar uma relação de dados precisos para análise de balanço patrimonial;
- evitar despesas desnecessárias com aquisição de bens.
No entanto, dependendo da quantidade de itens a serem gerenciados, a tarefa pode se tornar difícil e sujeita a falhas. Outro fator negativo é o volume de detalhes atrelado a determinados bens, os quais exigem mais atenção do gestor.
Para superar esses e demais desafios que venham a surgir, nós separamos cinco melhores práticas de gestão de patrimônio indispensáveis para esse processo no seu hotel. Vamos conhecê-las?
Crie um inventário patrimonial bem organizado
Uma das primeiras práticas para melhorar a gestão patrimonial é a elaboração de um inventário. Nele, todos os bens materiais do hotel devem ser listados de maneira organizada, facilitando a identificação de cada um deles. Categorizar os itens de acordo com a natureza é um bom exemplo de como promover a boa organização.
Outro aspecto a se observar é a quantidade de detalhes acerca de cada item do inventário. Vamos supor que você esteja adicionando uma cadeira à lista, é importante descrever as suas características (material, tipo, modelo, cor, fabricante etc.).
Defina uma frequência para atualização e revisão
A gestão de patrimônio é uma atividade que tem início, mas não tem fim. No instante em que os ativos do hotel são registrados no inventário, o responsável pelo controle tem de assegurar que todos os itens da lista sejam revisados frequentemente, respeitando um intervalo de tempo previamente determinado.
Qual é o espaço de tempo ideal para a inspeção? Evidentemente, o intervalo varia de acordo com os tipos de bens que estamos lidando e o quanto eles são exigidos. Por exemplo, itens usados pelo cliente devem ser observados com mais frequência, pois precisam estar à disposição.
Invista em soluções tecnológicas para facilitar o processo
Hoje em dia, existem diversas soluções de software desenvolvidas para otimizar a gestão de uma empresa. Como a gestão de patrimônio é algo comum no mundo corporativo, mesmo que determinada aplicação não seja específica para hotelaria, é possível aproveitar os recursos para controle de ativos.
Isso proporciona diversas vantagens, tais como a facilidade para registrar informações, segurança de armazenamento, possibilidade de consulta a partir de qualquer dispositivo conectado à Internet (no caso das soluções integradas à nuvem), entre outras que a planilha comum não oferece.
Faça o controle da depreciação dos materiais
Para otimizar a gestão de patrimônio no que tange a Contabilidade do hotel, é importante que se faça o controle da depreciação do ativo imobilizado. Isso porque, no Balanço Patrimonial, deve ser descontado o percentual de depreciação, o qual é registrado periodicamente até que o item se encontre desgastado ou obsoleto.
Um exemplo comum: os equipamentos de informática presentes no hotel. Trata-se de um tipo de bem que se desgasta com facilidade e os seus componentes ficam obsoletos na medida em que novas tecnologias são lançadas ou a demanda por qualidade do negócio (melhor atendimento, agilidade etc.) cresce. Sendo assim, o seu valor de mercado cai rapidamente.
Adquira produtos de alta qualidade e durabilidade
Quando fazemos o devido controle patrimonial, passamos a saber o quanto cada material gera de custos por conta de manutenção ou reposição. Logo, efetuar a compra de produtos ricos em qualidade e fabricados para uso em longo prazo, ou seja, que tenham durabilidade, é algo que faz parte do processo.
Entre os benefícios dessa escolha, destacam-se a economia financeira, visto que, se bem conservados, o item pode render por tempo indeterminado, e a redução de trabalho para o gestor, que passa a ter menos com que se preocupar.
Bom, essas foram as melhores práticas que, sem dúvida alguma, vão ajudá-lo a melhorar a gestão de patrimônio do hotel. Esperamos que elas sejam úteis para você a ponto de serem colocadas em prática o quanto antes.
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